Un piccolo promemoria per i grandi principianti: per inviare lo stesso messaggio a più persone, non è necessario comporre l'email tante volte quanti sono i destinatari ...
I destinatari di un'e-mail
- La prima soluzione consiste nell'inserire nel campo A: gli indirizzi email dei propri destinatari, uno dopo l'altro, separati da virgole o punti e virgola.
È possibile perfezionare la gestione stabilendo una gerarchia in questa spedizione consolidata. Si tratta dell'invio del messaggio a un corrispondente principale (quindi tramite il campo A :) e dell'invio di una copia autenticata ad altri destinatari. Per fare ciò, inserisci il loro indirizzo nel campo Cc:, per "Copia carbone".
Un'e-mail ha esattamente lo stesso aspetto di come è stata inviata tramite il comando A: o Cc:, ma questo indica al destinatario se ci aspettiamo espressamente una risposta o se stiamo inviando il messaggio per informazione.
Per x ragioni, potremmo desiderare che più destinatari di un'e-mail non sappiano che si tratta di un'e-mail di gruppo. Esempio tipico: messaggi di posta elettronica di saluto. Affinché tutti abbiano l'impressione che tu abbia inviato loro un'e-mail unica e personalizzata, anche se stai inviando il messaggio alle 300 persone nella tua rubrica, dovrai inserire gli indirizzi nella terza casella di input : Ccn , per "copia carbone invisibile". Per impostazione predefinita, questa opzione è nascosta, ma è sufficiente selezionare l'opzione Tutte le intestazioni nel menu Visualizza in modo che appaia la riga Ccn .
- La seconda soluzione , più adatta se si moltiplica eccessivamente il numero dei destinatari, consiste nel selezionarli dalla rubrica. Dal menu Strumenti , fare clic su Seleziona destinatari . Sulla sinistra di questa procedura guidata c'è l'elenco completo dei tuoi contatti. Tutto quello che devi fare è selezionare una persona e premere uno dei tre pulsanti A , Cc o Ccn per aggiungerla all'elenco dei destinatari di posta elettronica in base a uno di questi metodi di invio. Ripeti la manipolazione tante volte quanto necessario.
Per aggiungere più contatti contemporaneamente, selezionali tenendo premuto il tasto Ctrl , quindi premi uno dei tre pulsanti.
- La terza soluzione è utile se invii spesso email allo stesso gruppo di persone. In questo caso, è interessante definire questo gruppo una volta per tutte nella rubrica, in modo che dovrai inserire un solo nome per raggiungere ogni membro della "tribù". Dal menu Strumenti , fare clic su Rubrica . Una volta nel taccuino, seleziona il comando Nuovo gruppo dal menu File . Dopo aver nominato il tuo gruppo, premi il pulsante Seleziona le braci e scegli i contatti nell'elenco a sinistra della finestra. Premere il pulsante Seleziona situato al centro e convalidare conOk .
D'ora in poi, per inviare una e-mail ai membri del gruppo, tutto ciò che dovete fare è inserire il loro nome in uno dei campi di input, A: , Cc: o Ccn .
Non includere messaggi originali
Per impostazione predefinita, quando si risponde a un messaggio di posta elettronica utilizzando il comando Rispondi , Outlook assume l'intero messaggio originale. Il valore di mettere una risposta nel contesto è ovvio, tuttavia se per qualche motivo vuoi ancora iniziare da un'e-mail vuota, devi solo fare quanto segue:
- Seleziona il comando Opzioni dal menu Strumenti .
- Passa alla scheda Spedizioni .
- Deselezionare la casella di controllo Includi messaggio originale nella risposta .
Si noti, sempre riguardo a questo inserimento automatico del testo originale, che è possibile indentare o meno questo messaggio. Inoltre, nel caso di testo normale , è possibile definire il simbolo di rientro (nella scheda Invia delle opzioni di Outlook, premere il pulsante Parametri HTML o Parametri testo normale ).
Ricevuta di ritorno
E 'possibile allegare una richiesta di conferma di lettura ad una mail, che ti tornerà un po' come una ricevuta di ritorno, sotto forma di messaggio automatico. Nota tuttavia che questa è solo una richiesta e che il destinatario può ignorarla del tutto, soprattutto se abusi di questa opzione. Per richiedere sistematicamente la conferma:
- Seleziona il comando Opzioni dal menu Strumenti .
- Passa alla scheda Conferme di lettura
- Seleziona la casella di controllo Richiedi conferma .
È anche possibile richiedere questa conferma di lettura solo caso per caso. Questo ci sembra più giudizioso. Per fare ciò, è sufficiente selezionare l'opzione Richiedi una conferma di lettura nel menu Strumenti , prima di inviare un'e-mail.
Priorità dei messaggi
È possibile definire il livello di priorità di un messaggio. Se un messaggio viene inviato con priorità alta o bassa non ha alcun effetto sulla velocità con cui la posta viene inviata al destinatario. L'unica differenza rispetto a un'e-mail standard è il punto esclamativo rosso che viene visualizzato nella posta in arrivo. Questa opzione ha senso solo se la usi solo occasionalmente, per scrivere a persone che conosci bene, colleghi, amici, famiglie, ecc. D'altra parte, non aspettarti che un potenziale datore di lavoro o una hotline esamini la tua richiesta più prontamente con il pretesto che è contrassegnata da questo pittogramma. Al contrario, un'e-mail pubblicata in alta priorità quando non c'è posto tenderebbe a irritare il suo destinatario.
Ad ogni modo, per modificare la priorità di un messaggio, è sufficiente selezionare l'opzione di tua scelta nel menu Messaggi (comando Imposta priorità ), oppure fare clic sul pulsante Priorità .
Componi un'e-mail senza aprire Outlook
Così come è possibile creare scorciatoie per avviare il caricamento di una pagina web, puoi semplicemente aprire un nuovo messaggio, anche quando Outlook è chiuso. Un messaggio di posta elettronica composto in questo modo verrà memorizzato nella casella di posta in uscita e verrà inviato alla successiva connessione. Per creare uno dei collegamenti sul desktop, segui questi passaggi:
- In uno spazio libero sul desktop, distribuisci il menu contestuale con un clic destro.
- Seleziona il comando Nuovo , quindi Scorciatoia .
- Nella procedura guidata per la creazione di scorciatoie che poi appare, digita semplicemente mailto: o mailto: seguito dall'indirizzo di un particolare destinatario .
- Convalida , assegna un nome alla scorciatoia e il gioco è fatto. Ora devi solo fare doppio clic su questo collegamento per scrivere le tue e-mail senza aprire Outlook.